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 A lo largo del
tiempo hemos ido publicando una serie de artículos que nos han ido
acercando a las Nuevas Tecnologías como herramienta para llevar la gestión
de nuestro salón, y también para plasmar toda nuestra creatividad en
pequeñas pero eficaces campañas de marketing.
En esta
ocasión vamos a ir un poco más allá, adentrándonos en el funcionamiento de
un programa de gestión, para ver cómo trabaja de forma detallada, y poder
valorar mejor las ventajas de tener un sistema informatizado. El objetivo
a conseguir es que conozcáis más a fondo las posibilidades que tenemos a
la hora de llevar “nuestras cuentas” de una forma más profesional y
controlada. Además, para un mejor seguimiento, desarrollaremos este
trabajo a lo largo de tres artículos, para centrarnos así en los aspectos
más importantes y poder profundizar en ellos.
Para
empezar, hay que tener en cuenta que un programa de gestión debe
facilitarnos las cosas, y no al contrario. Por lo tanto, es importante que
el programa nos permita llevar una gestión integral de nuestro negocio; es
decir, que podamos llevar las fichas de nuestros clientes, gestionar
fácilmente nuestro stock, llevar la contabilidad de todos nuestros gastos,
cobrar de forma muy rápida y cómoda, y finalmente, que podamos gestionar
las estadísticas de ventas, compras, frecuencia de las visitas de nuestros
clientes, rotación de artículos, comisiones de empleados, etc. Todo esto
debe ser ágil y directo, y la sensación que debemos tener es la de que es
más fácil de lo que parece a primera vista.
Dicho
esto, voy a utilizar imágenes de un programa que cumple con todos estos
requisitos, para facilitar la explicación. Este es el programa que yo
personalmente recomiendo e instalo a mis clientes.
COMPRA, INSTALACIÓN Y FORMACIÓN
La compra
del programa debe reunir un requisito fundamentales: El asesoramiento por
parte de un experto en el programa y que además conozca bien el sector de
la estética. De poco sirve que el comercial sea muy agradable y nos
atienda muy bien si cuando le preguntamos algo relacionado con la gestión
de nuestro negocio no sabe asesorarnos debidamente.
Otro tema
importante es el de la formación. A menos que nos guste mucho el mundo de
los ordenadores, y probar y descubrir cosas por nosotros mismos, lo mejor
es que cuando vengan a instalarnos el programa nos den un poco de
formación sobre el manejo del mismo.
Bien, una
vez conocidos los pasos preliminares, entremos en materia.
Imagen 1
Como vemos en la imagen 1, el programa que utilizamos en nuestros ejemplos
dispone de varios módulos, fácilmente identificables: Clientes, Almacén,
Bonos y Tratamientos, Contabilidad, Estadísticas y Caja. También hay
algunos accesos directos, que nos permitirán acceder de forma más rápida a
alguna de las opciones.
MÓDULO DE CLIENTES
La mayor
preocupación que me manifiestan las esteticistas es que quieren tener bien
gestionadas todas las fichas de sus clientas. Quieren saber cuándo han
venido por última vez, quieren tener apuntados todos los pasos en su ficha
de facial, o de corporal, saber exactamente qué crema le vendieron en su
última visita, etc.
Imagen 2
Como
podemos ver en la imagen 2, la ficha de clientes ha de tener los datos
administrativos para poder identificar rápidamente a cualquier persona que
tengamos en el ordenador: Nombre y apellidos, teléfono, dirección, correo
electrónico, etc.
Imagen 3
Observaremos también que hay unos botones en la parte inferior que nos
llevan a las diferentes fichas técnicas de nuestra clienta: FACIAL,
CORPORAL Y ESTÉTICA. Por ejemplo, si pulsamos sobre FACIAL, nos llevará a
un apartado donde podremos escribir todos los datos que nos interese sobre
el cutis de nuestra clienta (imagen 3), como el tipo de cutis, si padece
desnutrición en la piel, deshidratación, cuperosis, etc. De la misma
manera, podremos registrar otros síntomas que hayamos detectado durante la
visita, así como las pautas y tratamiento que recomendamos. Con la ficha
CORPORAL y ESTÉTICA actuaríamos de la misma forma, introduciendo aquella
información que nos interese.
Imagen 4
Otro
apartado muy útil es la ficha de DATOS GENERALES (imagen 4) de una persona
cuando viene por primera vez: La medicación habitual que toma, los hábitos
deportivos que tiene, intervenciones quirúrgicas anteriores, alergias,
seguimiento del período menstrual en el caso de las mujeres, etc.
Con estas fichas, tenemos toda la información que podamos necesitar acerca
de nuestros clientes.
Si
volvemos a la figura 1, veremos el botón “FIDELIZACIÓN”. Entrando en este
apartado, podremos enviar cartas de cumpleaños o felicitaciones de Navidad
a nuestros clientes, o bien hacer promociones seleccionando los clientes
que deseemos, utilizando criterios como edad, fechas de visita, importe
comprado, sexo, etc.
El botón
“HISTÓRICO DE SERVICIOS” nos dará una relación detallada de todos los
servicios y artículos que un cliente determinado ha adquirido. De este
modo, con un sólo clic de ratón, tendremos la información de nuestros
clientes totalmente actualizada, sin necesidad de ir a buscar viejos e
incómodos cuadernos de cuentas, o fichas de cartón escritas hasta los
topes, que contienen mucha información, pero que no nos resulta muy útil
para saber, por ejemplo, con qué frecuencia viene esta persona, o los
últimos artículos adquiridos.
Bien,
hasta aquí hemos hecho un breve recorrido por los conceptos generales y
por la ficha de cliente. En la segunda entrega de este trabajo entraremos
en el módulo de ALMACÉN y CAJA, desgranando una por una sus principales
características. Poco a poco iremos descubriendo que automatizar la
gestión de nuestro negocio no es ni mucho menos difícil, y nos va a ahorra
muchas horas de trabajo.
Josep Abenia
Gerente de Ona Virtual
Tel. 93 630 05 94
info@onavirtual.com
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sobre este programa de gestión?
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